会同馆是明朝专门接待朝贡人员住宿的大规模驿馆，朝鲜贡使来朝一般居住在会同馆的南馆。会同馆全面负责来朝贡使的饮食起居，馆内设施齐全，有专门为贡使服务的馆夫，还配有专门的医生。除了接待朝贡人员，会同馆还负责贡物的存放与存养，并按其种类的不同，拿出具体的处理办法。《明会典》中关于朝贡通例的记载十分详细，与朝鲜进贡有关的规定如下："凡蕃国及四夷土官，或三年一朝，或每年朝贡者，所贡之物，会同馆呈报到部，主客部官赴馆点检见数，遇有表笺，移付仪部。其方物，分豁进贡上位若干，殿下若干，开写奏本，发落人夫馆领。先具手本，关领内府勘合，依数填写及开报门单，于次日早朝照进内府，或于奉天门，或奉天殿丹陛，或华盖殿及文华殿前陈设。本部正官奏启进纳。若遇庆贺圣节、正旦，即以数目具本奏闻。物候至日，通进内府陈设交收。"进贡的马、骡到达会同馆，"即令典牧所差医兽辨验儿骒骟及毛色齿岁明白，备写手本交收，及令本官放支草料喂养，仍拨人夫管领。至期内进府，行列于丹墀东，伺候御前牵过，同手本交付御马监官收领"。进贡的虎豹禽鸟之类到达会同馆，"就令畜养之人喂养，具数奏闻送所司收领。至期进内府丹墀内陈设"。进贡的金银器皿、珍宝、缎匹之类，必须和进献之人共同查验，然后"具写奏本，仍以器皿装盛或黄袱封裹，分拨管夫一同贡献之人收馆。先期一日关填勘合，开报门单，次日早朝，进内府，于殿前丹陛等处陈设，一一交付常随内使收受"。至于大宗的香料、药材等由当地的地方官验收，一小部分解送京师，其余的就地给价收买或进行贸易，不再经过会同馆中转。
四夷馆和鸿胪寺也是与朝贡制度有关的管理机构。四夷馆是中国历史上具有真正意义的翻译机构，在以前的朝代虽然都有从事翻译的官职，但建立专门的机构，是从明朝开始的。
提督四夷馆设少卿一人，属正四品，掌管译书之事。成立于永乐五年（1407），负责外国朝贡使臣的翻译工作，四夷馆的官员有译字生和通事，通事最初隶属于通政使司，主要工作是通译语言文字。四夷馆初设之时，隶属翰林院，选国子监生学习翻译之事。从宣德元年（1426）开始，扩大了招选的范围，官民子弟亦可入选，然后委派官员授课，稽考课程。弘治七年（1494）为加强四夷馆的权力，增设太常寺卿、少卿各一员为提督，隶属太常寺。嘉靖年间裁减官员，四夷馆只留少卿一人。四夷馆的译字生，在明朝初年十分受重视，"与考者，与乡、会试额科甲一体出身。后止为杂流。其在馆者，升转皆在鸿胪寺"。
鸿胪寺掌管"朝会、宾客、吉凶仪礼之事。凡国家大典礼：郊庙、祭祀、朝会、宴飨、经筵、册封、进历、进春、传制、奏捷，各供其事。外吏朝觐，诸蕃入贡，与夫百官使臣之复命、谢恩，若见若辞者，并鸿胪引奏。岁正旦、上元、重午、重九、长至赐缎、赐宴，四月赐字扇、寿缕，十一月赐戴暖耳，陪祀毕，颁胙赐，皆赞百官行礼。司仪典陈设、引奏，外吏来朝，必先演仪于寺。司宾典外国朝贡之使，辨其等而教其拜跪仪节。鸣赞典赞仪礼。凡内赞、通赞、对赞、接赞、传赞咸职之。序班典侍班、齐班、纠仪及传赞。"职官三在明朝的朝贡活动中，鸿胪寺的主要职责是导引朝贡使臣履行朝贡礼仪。明朝对部门的职责规定比较严格，嘉靖十二年（1533）十一月，礼部提出"朝鲜国岁贡方物，例皆咨部奏进，则本国咨文正系送部文字。不知起自何时，混投鸿胪寺，寺臣辄与封进。愿以内府送部，殊乖体统。自后进贡咨文，宜先送本部"。朝鲜的进贡文件送错了部门，要及时纠正过来，各司其职，各负其责。
明朝出使官员的管理与选任，也是朝贡制度的内容之一。明朝的行人司就是这样的机构，它的职责是"专捧节、奉使之事。凡颁行诏敕，册封宗室，抚谕诸蕃，征聘贤才，与夫赏赐、慰问、赈济、军旅、祭祀，咸叙差焉。"行人司初设于洪武十三年（1 380），属官有行人，正九品，左、右行人，从九品。不久，将行人改为司正，左、右行人改为左、右司副，更设行人345人。洪武二十七年（1394）将行人司由九品衙门升为七品衙门，"以所任行人多孝廉人材，奉使率不称职"，于是设定行人司的官员数额为40员，司正一人，正七品，左、右司副各一人，从七品，下属行人37人，正八品，而且全部要求是进士出身。"非奉旨，不得擅遣，行人之职始重。"建文年间，行人司一度被罢，其行人隶属鸿胪寺，永乐时期又将其恢复。
